Ticari hayatta ve özellikle B2B (şirketler arası) satışlarda en sık kullanılan ön mali belgelerden biri **proforma fatura**dır. Satıcı ile alıcı arasında kesin satış ve resmi fatura kesilmeden önce tarafların ürün özellikleri, birim fiyatlar, teslim şekli, ödeme planı ve gümrük detayları üzerinde mutabakat sağlamasını mümkün kılar.
Pek çok işletme, muhasebe personeli ve ihracatçı acil proforma ihtiyacı olduğunda arama motorlarında *"proforma fatura örneği excel"*, *"proforma fatura hazırlama"* veya *"türkçe proforma fatura indir"* gibi aramalar yapar. Ancak statik Excel tabloları formül hatalarına, GTİP kodu kaymalarına ve sayfa düzeni bozulmalarına zemin hazırlar. Bu rehberde proforma faturanın ne olduğunu, resmi faturadan farklarını ve modern **online proforma fatura hazırlama** yöntemini ele alıyoruz.
1. Proforma Fatura Nedir ve Resmi Fatura ile Farkı Nelerdir?
Proforma fatura (Proforma Invoice), bir satış teklifinin veya ön sipariş anlaşmasının fatura formatında hazırlanmış halidir. Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından **mali bir yükümlülük doğurmaz** ve resmi vergi faturası yerine geçmez.
Resmi fatura ile proforma fatura arasındaki temel farklar şunlardır:
- Mali ve Hukuki Hüküm: Resmi fatura muhasebeleşen ve KDV tahakkuk ettiren yasal bir belgedir. Proforma fatura ise ticari bir teklif, ön bilgilendirme ve ödeme talep belgesidir.
- Kullanım Amacı: Alıcının banka kredisi, akreditif (L/C) açılışı, proforma ödeme transferi (Swift/EFT) veya ithalat/ihracat gümrük ön izinlerini alması için kullanılır.
- İptal ve Değişiklik Kolaylığı: Resmi faturanın iptali GİB e-Fatura iptal portalı veya iade faturası gerektirirken; proforma faturada taraflar anlaşarak revize bir taslak düzenleyebilir.
2. Eksiksiz Bir Proforma Faturada Bulunması Gereken Maddeler
Kurumsal ve uluslararası ticarette geçerli bir proforma faturanın üzerinde şu bilgilerin eksiksiz bulunması şarttır:
- •Proforma Başlığı ve Numarası: Belgenin üzerinde açıkça "PROFORMA FATURA / PROFORMA INVOICE" ibaresi ve benzersiz bir takip numarası (Örn:
PRF-2026-084). - •Düzenleme ve Vade Tarihi: Proformanın hazırlandığı tarih ve teklifin geçerli olduğu son gün (Opsiyon süresi).
- •Satıcı ve Alıcı Bilgileri: İki firmanın tam unvanı, adresi, vergi dairesi/numarası, telefon ve yetkili e-posta adresi.
- •GTİP Kodları (Dış Ticaret İçin): İhracat ve ithalat işlemlerinde her ürün kaleminin 12 haneli Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu (GTİP).
- •Teslim Şekli (Incoterms 2020): EXW (Fabrikada Teslim), FOB (Liman Teslim), CIF (Navlun ve Sigorta Dahil) veya DAP (Adrese Teslim) gibi teslim şartı.
- •Banka ve Swift (BIC) Bilgileri: Alıcının peşin avans veya bakiye ödemesini yapacağı banka adı, şube kodu, hesap para birimi (TL, USD, EUR), IBAN ve uluslararası Swift kodu.
3. Örnek Standart Proforma Fatura Metin Taslağı
Aşağıdaki taslak, hem yurtiçi hem de dış ticaret süreçlerinde kullanabileceğiniz standart bir proforma fatura formatıdır:
==================================================================================================
PROFORMA FATURA / PROFORMA INVOICE
==================================================================================================
PROFORMA NO : PRF-2026-0042
DÜZENLEME TARİHİ: 02.09.2026
GEÇERLİLİK TARİHİ: 17.09.2026 (15 Gün)
SATICI BİLGİLERİ: ALICI BİLGİLERİ:
Firma: Örnek Dış Ticaret ve Sanayi A.Ş. Firma: ABC Global Endüstri Ltd.
Adres: Organize Sanayi Bölgesi 4. Cad. No:12 Adres: Maslak Ticaret Merkezi Kat:8
Vergi: Maslak V.D. / 1234567890 Vergi: Beşiktaş V.D. / 9876543210
İletişim: export@ornekfirma.com / 0212 000 0000 İletişim: satin@abcglobal.com
--------------------------------------------------------------------------------------------------
SIRA | GTİP KODU | ÜRÜN / HİZMET KALEMİ | MİKTAR | BİRİM | BİRİM FİYAT | TOPLAM TUTAR
--------------------------------------------------------------------------------------------------
1 | 8479.89.97 | Endüstriyel Ürün Partisi A | 100 | Adet | 150,00 TL | 15.000,00 TL
2 | 8479.90.00 | Orijinal Yedek Parça Kiti | 20 | Paket | 250,00 TL | 5.000,00 TL
3 | - | Karayolu Sigortalı Nakliye | 1 | Sevk | 2.500,00 TL | 2.500,00 TL
--------------------------------------------------------------------------------------------------
ARA TOPLAM : 22.500,00 TL
HESAPLANAN KDV (%20): 4.500,00 TL
GENEL TOPLAM : 27.000,00 TL (KDV Dahil)
TİCARİ ŞARTLAR VE TESLİMAT:
1. Teslim Şekli: DAP Alıcı Fabrika Teslimi (Incoterms 2020)
2. Ödeme Şartı : %50 Sipariş teyidinde Banka Transferi (T/T), %50 Mal tesliminde.
3. Banka Hesabı : TR00 0000 0000 0000 0000 0000 00 (X Bankası - TL Hesabı)
Swift Kodu : XTRTISXXX
4. İşbu proforma fatura kesin satış faturası niteliğinde olmayıp sipariş teyidi içindir.
Kaşe ve Yetkili İmza:
Örnek Dış Ticaret ve Sanayi A.Ş.4. Excel Yerine Online Proforma Fatura Hazırlamanın Avantajları
Excel şablonları proforma fatura hazırlarken satır toplamlarının kayması, döviz kuru dönüşüm hataları ve PDF çıktısı alırken sütunların sağdan kesilmesi gibi problemlere neden olur.
**TeklifFix Proforma Fatura Editörü ile:**
- •Sıfır Hata & Otomatik Hesaplama: Miktar ve birim fiyatları yazdığınızda ara toplam, KDV ve genel tutar anında hesaplanır.
- •Kurumsal Dikey A4 PDF: Hiçbir taşma veya hizalama sorunu olmadan tek tıkla matbaa kalitesinde PDF çıktısı alırsınız.
- •Şifreli Web Linki: Proforma faturanızı müşterinize WhatsApp veya e-posta üzerinden doğrudan açılabilir güvenli bir web bağlantısı olarak iletebilirsiniz.
Kayıt veya üyelik zorunluluğu olmadan **ücretsiz proforma fatura şablonumuzu** hemen aşağıdaki bağlantı üzerinden kullanabilirsiniz.